事務手続き
(2)100万円未満の調達に関する提出書類に関する注意事項
①見積書・納品書・請求書共通
a.宛名について
書類の宛名は「東京大学」又は「東京大学薬学部」「東京大学薬学系研究科」とし、個人名等は入れないで作成するよう事業者に依頼してください。
b.日付について
日付が空欄の伝票は受付けませんので、必ず業者側が記入した伝票（手書き不可）を受け取るようにしてください。
c.提出方法について
Ａ４より小さい書類は全てＡ４コピー用紙に糊付けてご提出ください。
d.本紙の確認
提出する書類はすべて業者側が正式な資料として出しているもの（本紙、原本）であることをご確認ください。コピーである場合は受け付けませんのでご注意ください。
②見積書
a.執行可能な見積書の日付について
外部資金で執行可能な見積書の日付は、当該外部資金が執行できる日（内定日や契約日等）以降である必要があります。（どの日付になるかは経費ごとに異なりますので会計チーム（研協）または執行チーム担当にご確認ください。）
b.提出方法について
見積書には教室名・支払財源を記載の上ご提出ください。
③納品書（完了報告書）
a.提出する納品書について
月ごとにまとめられたものではなく、日々納品された際に受け取る納品書等をご提出ください。
b.サインについて
各納品書に検収サイン（納品検収責任者または補助者を含む２名）と、実際に商品を受け取った日付をその横にボールペンで記入してください。
サインの日付が２名それぞれ違う場合は、先のほうの日付を検収日とみなします。また納品書が複数ある場合は、最後に納品された伝票に記載されている2名のサインのうち、先のほうの日付が検収日となります。
サインを２名分するだけでなく、サインに対するそれぞれの日付をご記載ください。
※修理の作業報告書に記載するサイン（検収日）については物品購入・役務等契約における経理事務上の注意事項（PDF）をご覧ください。
※サインの登録をされていない方は、納品検収責任者及び納品検収補助者登録簿にご記入の上、執行チームまでご提出ください。
c.提出方法について
納品書の明細が見積書の明細と合致しているか確認し、納品書が小さい時はＡ４コピー用紙（１枚に複数の納品書を貼付けて）に糊付けてください。（まとめられた納品書の提出は必要ありません。）
④請求書
a.提出期限について
納品後は直ちに請求書を取り寄せ、遅滞なく執行チームへご提出ください。
b.支払日について
業者への支払は、事前にお知らせした締切までに担当係で受け取った伝票については、その月の２５日に振込みとなります。
⑤資産（備品）の購入について
全ての経費において、１０万円以上５０万円未満の物品で１年以上の使用が予定されているものは少額備品として、５０万円以上の物品は動産として管理します。支払関連書類提出の際には、型番やメーカー名等の内容が確認できるカタログ等も合わせて提出してください。
⑥UTokyo試薬サイト・購買サイト
UTokyo試薬サイト・購買サイト注文分で、当該月中に納品されたものについては、必ず当該月中にUTokyo試薬サイト・購買サイト上で検収処理を行ってください。UTokyo試薬サイト・購買サイト注文分は納品書にに検収サイン、実際に商品を受け取った日付、教室名・支払財源を記載の上ご提出ください。
⑦研究費の早期執行について
科研費・受託研究費等の外部資金については、特に計画的な早期執行をお願いします。
また、人件費及び旅費の執行にもご留意いただき、年度末に大量の振替が発生することがないようにしてください。
⑧振り込み先の明記
同姓同名の方への誤振込を防止するため、「立替払請求書」と「近距離旅費請求書」には振込金融機関名と口座番号（下４ケタ）を必ずご記入ください。
ゆうちょ銀行の場合、口座番号の最後の「1」をとったうえで下４ケタをご記入ください。
（例）口座番号：12345671 → 記入する番号：4567