事務手続き
(3)立替払について
立替払いとは、請求書払いが不可能な際の緊急的手段になりますので、以下を十分にご理解の上で行ってください。
[参照]立替払請求書様式
（ア）立替払いは、軽微（100万円未満）なものであり、かつ、立替払を行わないと業務に著しく支障をきたすと認められる場合で、必要やむを得ない場合に限るものとし、安易に教職員が立替えることのないよう十分注意してください。
（イ）単に現金購入の方が安いからや、請求書払いよりも簡単に希望物品が入手できるからなどとの理由では不可です。
（ウ）請求書払いが可能な業者（東大生協など）については、もちろん不可です。
（エ）立替払いで購入する場合は、大型家電店等のポイントは付けないようにして下さい。
【立替払い請求時の添付書類と提出上の注意事項について（証拠書類は原本提出）】
①立替払請求書
・立替払の事由欄には、「現金払いのため」という記載ではなく、なぜ立替払にする必要があったのかを具体的に記載して下さい。（例：学会参加費の支払方法が当日会場での現金払いのみだったため、緊急で必要になったが夜間のため請求書払できる事業者に発注できなかったため等）
・立替事項の完了年月日には、取引の完了した日付を記入してください。クレジットカード払いの場合は、口座引き落し日ではなく、カード明細中、立替払請求する取引のご利用年月日を記入して下さい。
・立替人の請求日には、立替払が完了し、必要書類を作成し、請求する日付を記入して下さい。
・証明及び承認日には立替人の請求日同日かそれ以降の証明・承認日を記入して下さい。
②領収証
・金額のみ記載された領収書だけでなく、金額の内訳がわかる明細も必ず添付してください。
・領収書（請求書）はＡ４コピー用紙に糊付けてご提出下さい。
③クレジットカード利用明細（クレジット払い時のみ）
・立替者の氏名と立替内容が確認できるものになります。
・ご本人名義以外のクレジットを使う場合は、理由書を作成してください。
・クレジット明細のみwebからプリントアウトしたものや写しでも構いません。
④銀行（郵便）振込明細書（銀行又は郵便振込の場合のみ）
⑤立替事項の完了したことが確認できる資料
・物品の場合、納品日のわかる納品書か配送票を添付してください。
・論文掲載料や論文投稿料、オープンアクセス代の場合、納品書の代わりに納品が確認できる資料として、投稿された論文のコピー等を添付してください。
※外貨にて立替払請求をした場合のレート計算は、証明及び承認日当日の、本学が利用する三井住友銀行の日別ＴＴＳレートにより行います（小数点以下は切り捨て）。
【立替払いの例示】
- 学会・国際会議等参加費又は登録費
- 学会年会費
- 講習会・研修会等の受講料
- 外国出張先で教育研究上やむを得ず必要となるもの
- 会議費
- 会場使用料
- 宅配便
- コピー・写真現像代
- 郵便切手類（収入印紙・官製はがき・現金書留封筒含む）
- 駐車場料金
- ガソリン
- レンタカー
- 海外出張時のWifi利用料金