事務書式集
03. 特定有期（特任研究員・学術専門職員）の採用関係
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【手続きの流れ】 （原則）公募 → 選考 → 採用書類を庶務チームへ提出（採用月の前月の会議資料締切日まで） → 教授会承認後採用 ≪参考≫公募要項ひな形（特任研究員用、学術専門職員用）：公募期間は少なくとも2週間必要です。採用を希望する日から逆算して、間に合うように公募を開始してください。 |
【採用手続きに必要な書類】
１）特定有期雇用教職員・採用願（特任研究員をエフォート雇用する場合は、こちらの様式）
※学術専門職員は裁量労働制ではないのでエフォート雇用はできません。
２）東大様式の履歴書
３）住民票記載事項証明書
（採用日前6ヶ月以内発行のもの、採用予定者の氏名、住所、生年月日、性別の4点が確認できること。）
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※履歴書の記載ミスが大変多いです（特に勤務態様欄の記入漏れ、「パートタイム」のみの記載で週あたりの勤務時間数が書いていない等）。必ず本部作成の記入例を見ながら作成するようお伝えください。
※東大様式の履歴書を英文で作成した場合は、別途和訳が必要です。（段を分けて和訳を併記するか、もう1枚同じ様式に和文で作成してください）サインは英文のほうだけで構いません。
※現在外国に住んでいてすぐに住民票記載事項証明書が提出できない場合は、パスポートコピーを代わりに提出し、帰国次第住民票記載事項証明書を提出してください。
（なお、パスポートのサインが漢字表記でない場合は、別途漢字氏名の確認できるものが必要です）
※採用と同時に旧姓使用を希望する場合は、採用書類一式の他、『改姓報告・旧姓使用等申出書』と旧姓と改姓の日付けが確認できる書類（戸籍抄本（写）等）が必要です。なお、履歴書は戸籍名で作成し、採用願は旧姓（採用後に使用する姓）で作成してください。
【注意事項】
・採用日は毎月1日付けもしくは16日付けです。16日付け採用の場合は、その月の通勤手当は支給されないため、その旨必ず事前に採用予定者の了解を得ておくこと。
・８月は教授会がないので注意すること（１０月採用を目指す場合は早めに手続きを開始すること）。
・外部資金で雇用する場合は基本的に最長でも外部資金の内定がすでに出てる期間までとなります。最終雇用終了予定日の日付けがそれを超えていないか確認してください。
・経費欄のコードが間違っていると、違う経費から引き落としとなってしまいます。必ず正確なコードを記入してください。
・外国人の方を雇用する場合は、別途就労可能なビザ（教授、高度人材、永住者、日本人配偶者等）が必要です。就労ビザの新規取得もしくは、変更が必要な場合は、手続きに2～3ヶ月余計にかかりますので、在留資格に関するページをご確認の上、早めに手続きを進めてください。
・年度末（3月末）退職、年度初め（4月）採用は、件数が多いため例年締切が通常より早まります。1月頃にメールにて詳しい手続きと締切日について案内しますので、通知にご注意ください。
【問い合わせ先】